¿Qué regulaciones y objetivos son necesarios para las firma de Administración de Personal (Outsourcing)?

REGULACIONES NECESARIAS PARA EL “OUTSOURCING” – TERCERIZACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL (“TAP”)REGULACIONES NECESARIAS PARA EL “OUTSOURCING” – TERCERIZACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL (“TAP”)

Mucho se ha hablado de las irregularidades de las empresas de “OUTSOURCING” en México por el supuesto mal manejo en el pago de impuestos y contribuciones en el que incurren, y la afectación en los derechos de los trabajadores que éstas provocan.

Con la entrada del Nuevo Poder Ejecutivo en México e incluso antes, se habla de que las empresas de “OUTSOURCING” desaparecerán en México, o al menos habría una fuerte fiscalización, precisamente por el supuesto daño que están haciendo al país. Y ciertamente hay mucha razón en este comentario, por el mal manejo que ha imperado en este tipo de empresas y una “legislación limitada” que no cubre realmente lo necesario para regular esta operación. Habrá que estar muy al pendiente ahora con el Gobierno del Sr. Andrés Manuel López Obrador, para ver la forma en que hará frente a este delicado tema.

Quisiera comenzar este artículo aclarando un tema muy básico: la palabra “OUTSOURCING”, no existe en nuestro idioma, fue un concepto que se comenzó a manejar “sin traducción”, y que normalmente se refiere a la administración externa de personal en las empresas. La traducción correcta de “OUTSOURCING” es “EXTERNALIZACIÓN”, incluso es también correcto emplear la palabra “SUBCONTRATACIÓN”. Esto es, cuando contratamos a un grupo de profesionales, o cualquier empresa o persona para que nos desempeñe algún servicio específico, por un tiempo específico, dado que nos resulta más conveniente contratar a un EXTERNO para que lo desempeñe, en vez de hacerlo nosotros mismos, con nuestros recursos, o con el mismo personal que se tiene bajo subordinación. Hay miles de ejemplos de servicios que se pueden manejar bajo una “EXTERNALIZACIÓN”, o “SUBCONTRATACIÓN”: servicios de cobranza, legales, de proyectos, planeación, obras o partes de obras de construcción, financieros, contables, etc… En fin, hay un sinnúmero de diferentes servicios que se pueden contratar bajo el modelo de externalización o subcontratación.

Ahora bien, sobre lo que normalmente en México se entiende por “OUTSOURCING”, considero que el término correcto a emplearse es: “Tercerización de Administración de Personal”, o bien, como lo denomina la Ley del Seguro Social en su Artículo 15°-A, “Intermediación Laboral”.Considerando que, en el resto de este artículo le llamaremos a este servicio como debería llamarse “Tercerización de Administración de Personal (TAP)”, definiré la TAP como aquel servicio por el cual una empresa especializada, y con capacidad técnica, tecnológica y de capital humano suficiente, administra el personal de su cliente, en los aspectos técnico – administrativo – legal – fiscal que una relación laboral deriva. Las actividades que una empresa de TAP hace por su cliente son muy numerosas y especializadas. Este tipo de servicios requiere de varias formalidades y requisitos para llevarse a cabo.

Una confusión con la que me topo muy a menudo en las empresas es llamarle “OUTSOURCING” a una estrategia específica de pagos a empleados, o incluso de retiro de recursos de las empresas, que tienen por objetivo un ahorro sustancial en el pago de contribuciones e impuestos. Este tipo de manejo NO ES UNA OUTSOURCING o una TAP. Estos esquemas son estrategias fiscales o financieras específicas que deben ser muy cuidadosamente analizadas por fiscalistas expertos para avalar su procedencia, ya que en más de 1 ocasión he notado que no se hacen con la seriedad necesaria y terminan provocando fuertes problemas a las empresas. Para efectos de este artículo, denominaré este tipo de esquemas como “ESTRATEGIAS DE PAGOS”.

Como sabemos, viene una tendencia fuerte a eliminar toda mala práctica fiscal en México que cause un quebranto en las finanzas públicas; y dentro de estos temas, ha sido muy sonado lo referente al “OUTSOURCING”. Incluso, en días recientes se ha dado a conocer que hay iniciativas en la Gaceta Parlamentaria de la Cámara de Diputados que proponen DEROGAR los Artículos 15-A, 15-B, 15-C y 15-D, es decir, eliminar el “OUTSOURCING” o la “subcontratación”; lo cual lamentablemente NO vendría a arreglar la situación, ya que el problema NO está en la subcontratación de empleados (TAP).

Considero que la solución no está en sofocar y/o desaparecer un negocio conveniente y fuente de ingresos para muchas personas en México, pues sería atentar contra un negocio perfectamente lícito, apropiado y necesario, solo por no atacar donde está verdaderamente el problema. Indudablemente, se deben idear mejores lineamientos para que las firmas de TAP operen adecuadamente en México y, sobre todo, que cumplan el objetivo que deben cumplir: apoyar a que las empresas en México se hagan más competentes en MERCADOS GLOBALES.

En resumen, el problema radica en un mal manejo y abuso de los esquemas de “estrategias de pagos”, y NO en un modelo adecuado de Tercerización de Administración de Personal (OUTSOURCING).

Decir que las empresas o firmas de Tercerización de Administración de Personal (TAP – OUTSOURCING) desaparecerán es tan absurdo como decir que ahora los despachos de contadores van a desaparecer porque asesoran a los clientes a que optimicen sus pagos de impuestos; o entre otros miles de servicios profesionales que optimizan los procesos y recursos de los negocios en México. El modelo de trabajo de una empresa de Tercerización de Administración de Personal (TAP), es un servicio íntegro y conveniente, basado en prácticas primermundistas de administración. Para muestra, enlisto a continuación empresas de TAP en otros países:

TMF GROUP – Firma Holandesa operando en más de 83 países con 7000 empleados propios, atendiendo a 15000 clientes. https://www.tmf-group.com/en/
AZETS – Empresa Noruega con más de 20 años de experiencia, siendo la firma líder en Noruega.  https://www.azets.no/
FINNISH PAYROLL – Firma Finlandesa con 40 años de experiencia, más de 500 clientes, interactuando en más de 7 idiomas. http://finnishpayroll.fi/
FMP GLOBAL – Firma Inglesa administrando nóminas en más de 135 diferentes países, miles de clientes, entre las cuales están importantes multinacionales. https://fmpglobal.com/countries/payroll-hr-france/
RFN – Firma Francesa con más de 30 años de experiencia, siendo de las más fuertes en Francia. http://www.rfn.fr/en/services/payroll/• GRH SERVICES –  Firma francesa con la mayor flexibilidad para administración de personal en Francia. http://grhservices.fr/en/payroll/

ECONIA – Firma finlandesa con más de 20 años de experiencia, 12 diferentes ubicaciones en Finlandia, operando con gran orden y estructura. https://econia.com/business-services/accounting-payroll-and-tax-advisory/?lang=en
ADP – Firma Estadounidense con más de 70 años de experiencia y nombrada por 12 años consecutivos como una de las empresas más admiradas en el mundo por la revista “FORTUNE” y ofreciendo servicios en más de 140 países. https://www.adp.com/

El modelo de TAP es un avanzado esquema de trabajo y colaboración que se emplea en cualquier país primermundista. Obsérvese que en dichos países el servicio de TAP es ejecutado adecuadamente y con los fines para los que se hizo el servicio.

La tercerización de administración de personal (TAP) tiene como objetivo que las empresas (sus clientes) se desarrollen y crezcan en su objetivo principal de negocio, haciéndolas más competentes por medio de optimizar la administración de un importante, insoslayable y CADA VEZ MÁS TÉCNICO Y COMPLEJO proceso, que es la Administración de Personal (nóminas y temas relacionados). El objetivo es dejar dicho proceso en manos expertas con lo cual eliminamos errores, malos manejos, se optimizan los costos y se permite que el resto del personal de la empresa realice labores que realmente le generen valor al negocio y al colaborador (a) en sí, y que los lleve a su siguiente nivel como empresa GLOBALMENTE COMPETENTE.

Tomemos en cuenta que la labor y actividades que implica el administrar personal, desde su contratación, expedientes, contratos, formalidades, seguimiento de temas, cálculo y pago de nóminas, pago de impuestos y contribuciones relacionados con el mismo, finiquitos, requerimientos de las autoridades, temas con la JCA, estar al pendiente de nuevas disposiciones fiscales y el control de temas bancarios, son ya muy complicadas, arduas, numerosas y requieren de empresas o personal especializado para llevar a cabo estas actividades a cabalidad. El 100% de las empresas que he revisado sus nóminas y actividades relacionadas, tienen errores serios, que cuestan importantes sumas de recursos a las empresas y en que, normalmente son difíciles de identificar. En ocasiones, estos errores son con dolo por parte de quien administra estos procesos.

Definitivamente se requiere de una mejor regulación para las firmas de TAP, y creo que dicha nueva regulación debería incluir aspectos como:

a) Se deberá requerir a toda firma de Tercerización de Administración de Personal que se certifiquen ante Órganos Colegiados, o por medio de una nueva Norma Mexicana.
     a. Para las firmas existentes, se les deberá dar cierto plazo a partir de cuando entre en vigor esta reforma para que se certifiquen y puedan continuar operando.
     b. Habría que revisar cuidadosamente los requisitos que se les deberá imponer, pero dentro de estos requisitos deberán estar:
           I. Naturaleza de la conformación ante Notario Público.
           II. Naturaleza de la conformación ante el IMSS.
           III. Conceptos a facturar.
           IV. Deberá comprobar que cuenta con un sistema certificado para el procesamiento de nóminas.
           V. Aprobación del sistema bancario para operar como TAP.
b) Al menos uno de los accionistas de la empresa deberá estar certificado para el control y procesos de nóminas y de impuestos y contribuciones relacionadas con la misma. Esta certificación debería refrendarse anualmente, e igualmente debiera ser por medio de un Órgano Colegiado, y que dicha certificación incluya:
      a. Examen profesional de conocimientos técnicos para manejo de nóminas y temas relacionados.
      b. Constancia de afiliación a cuerpos colegiados.
      c. Incorporarse al padrón.
c) En las facturas de las firmas de TAP, solamente se debería cobrar IVA por la comisión del servicio; y lo referente a los montos de remuneraciones y costos patronales no se cobre IVA, y tasarlo al 0%, para que en los casos que corresponda, las firmas de TAP puedan solicitar en devolución ciertas cantidades de IVA, lo cual sería otro inhibidor a que se hicieran malos manejos en su administración.
d) Al menos un 50% de sus costos y gastos deberían corresponder a nóminas y gastos relacionados. Se podrán hacer excepciones cuando la firma se encuentre realizando inversiones.
e) La firma de Tercerización de Administración de Personal debiera ser quien factura al cliente, quien reciba el pago de las facturas correspondientes, quien tenga dado de alta en sus registros patronales a los empleados, quien pague a los empleados, quien pague los impuestos y contribuciones relacionados con las relaciones laborales. No debe haber alguna otra empresa, a parte del cliente y la empresa de Tercerización de Administración de Personal, involucrada en la operación.
f) Sería importante mantener el parámetro de que la firma de Tercerización de Administración de Personal deberá entregar mensualmente a sus clientes:
      a. Detalle del sistema único de autodeterminación del IMSS y pago de cuotas obrero – patronales de los empleados que le administre.
      b. Declaración y pago Pago de IVA.
      c. Declaración y Pago de ISR Salarios.
g) La factura que emita la firma de TAP al cliente debería contener al menos lo siguiente:
      a. Dato de la nómina que se está pagando
      b. Dato de la cantidad de empleados que se están pagando
      c. Dato de la naturaleza del puesto de los empleados a quienes se les está pagandod. Deberá venir desglosado el monto referente a nómina y prestaciones de empleados y por aparte la comisión de la empresa de TAP.

Desde luego habrá otros temas que deberán de cuidarse a la hora de elaborar una Reforma de Ley para que se regule adecuadamente esta actividad, pero considero que estos puntos serían importantes de considerarse a fin de tener una actividad de Administración de Personal adecuada, que cumpla el objetivo por el cual estas firmas existen.

La mayoría de las empresas en México adolecen fuertemente de sistemas adecuados de administración, procedimientos, estructura y buenas prácticas, por lo cual se torna complicado su crecimiento, desarrollo y, finalmente que puedan competir en mercados GLOBALES. Lamentablemente, esto nos detiene en nuestro camino a llegar a ser un Nación globalmente competente. Considero que gran parte de los esfuerzos del Nuevo Gobierno debieran estar enfocados en continuar y terminar de tornar a México en un país globalmente competente, aplicando las mejores prácticas en todos los sentidos para llegar a ese objetivo.

Si bien hay varias opciones que se pueden aplicar para que las empresas comiencen a tener procesos bien estructurados, ordenados y controlados, un modelo adecuado de tercerización de administración de personal, con el cual se le dé ese orden y control a, en promedio, un 50% del costo total que tienen las empresas en México, que es el personal, es una contribución muy importante para llegar a este punto de orden y control en las empresas. Este es el objetivo que deberían buscar las firmas de TAP.

C.P. y M.I. LUIS A. ARRATIA DÍAZluis.arratia@zesatiinternacional.com

Publicación del Artículo en el periódico El Siglo de Torreón.
Primar parte: https://www.elsiglodetorreon.com.mx/noticia/1531381.regulaciones-necesarias-para-el-outsourcing-o-tap.html
Segunda parte: https://www.elsiglodetorreon.com.mx/noticia/1532470.regulaciones-necesarias-para-el-outsourcing-tap.html
Tercera parte: https://www.elsiglodetorreon.com.mx/noticia/1536567.regulaciones-necesarias-para-el-outsourcing-tap.html