¿Cuáles son las características mínimas que debe tener la firma de OUTSOURCING que me brinde el servicio?

La administración de personal en las empresas, específicamente lo referente aspectos técnicos, fiscales, de seguridad social, estatales y pago de nóminas, cada vez es más complicada, más tendiente a que se cometan errores y cada vez requiere de más tiempo del personal clave de la organización; por lo cual se vuelve conveniente apoyarse en el servicio de una firma SERIA de Outsourcing.Sin embargo, ¿cuáles son los aspectos mínimos que debo cuidar como empresaria (o), director, responsable o asesor (a) de una organización para saber que la firma que contrate, cumpla y tenga la seriedad necesaria?

A lo largo de varias experiencias, documentos, publicaciones, leyes, opiniones, etcétera, he recabado los siguientes 7 (siete) puntos mínimos que una firma de Outsourcing debe cumplir para tener la certidumbre de que estamos tratando con una firma seria:

1) La firma de Outsourcing efectivamente paga IVA:

Por mucho, el gasto principal de una Outsourcing son nóminas y pagos de contribuciones e impuestos, lo cual no causa IVA. Sin embargo, la firma sí cobra cantidades importantes de IVA a sus clientes, por lo cual, lógicamente debe estar pagando cantidades importantes de IVA al SAT, cada mes.

2) Interacción de una sola empresa en la operación:

La firma de Outsourcing debe ser la única empresa involucrada en la operación. Es decir, la firma es la que factura, la que recibe el pago del cliente, la que tiene dados de alta a los empleados en sus registros patronales, la que paga a los empleados y la que paga los diferentes impuestos y contribuciones. No debe existir una empresa tercera involucrada a la cual se le delegue alguna de estas responsabilidades.

3) No alternancia de empresas durante la vida del servicio y/o de la firma:

La firma de Outsourcing debe prevalecer a través de los años, formando su debida antigüedad, experiencia y trayectoria. El hecho de tener que liquidar la firma para dar paso a una nueva firma, definitivamente es una mala señal.

4) Dueños conocidos y/o con referencias comprobables:

Se debe tener claro quién o quiénes son los dueños de la firma, y éstos deben tener la preparación y conocimiento suficiente sobre los temas que competen a una firma de Outsourcing.

5) Acta Constitutiva de la empresa en donde el responsable del servicio figure:

Los dueños de la firma, que menciono en el punto anterior, deben figurar plenamente como tales y responsables, en el Acta Constitutiva de la firma. Dicha Acta Constitutiva debe poder ser revelada a los clientes.

6) Revelación absoluta del pago del pago de ISR salarios y de cuotas obrero patronales:

La firma de Outsourcing debe mostrar a sus clientes al menos el pago íntegro realizado por cuotas obrero – patronales, así como del ISR salarios de los colaboradores que se están administrando.

7) Concepto de la factura de la firma de Outsourcing al cliente:

La factura debe tener como concepto claramente la administración del personal, incluso hasta se puede hacer la precisión del periodo de nómina y centro de costos de la empresa de la que se trate; entre más transparente, mejor.

Aun se pudieran agregar más puntos deseables que tenga una firma de Outsourcing, pero en mi opinión, NINGUNO de los 7 puntos que menciono arriba es prescindible.

Dentro de esos puntos deseables, agregaría el que la firma de Outsourcing opere con bastante orden y en base a procesos completamente definidos y controlados, de tal suerte que asegure que el proceso cotidiano de nómina y de cálculo y entero de impuestos suceda sin problemas y/o errores, dado que son procesos con demasiada información y de gran relevancia (normalmente el gasto de nómina de una empresa ronda el 40% – 50% de sus costos totales), y si éstos procesos no llevan un orden documentado, la posibilidad de error es alta.

Considero que el servicio de Outsourcing es y cada vez lo será más, un servicio muy necesario para las organizaciones, y en la medida que el servicio se cumpla cabalmente, se podrán tener sinergias muy sanas y de gran provecho entre las empresas y las firmas de Outsourcing.

C.P. y M.I. Luis A. Arratia Díaz

luis.arratia@zesatiinternacional.com